Skenario Order to Cash (Purchasing hingga Payment)
Tahap 1 : membuat PR (Purchase Request)
Form ini diterbitkan dari departemen yang membutuhkan pembelian barang kemudian diserahkan ke departemen purchasing/procurement/pengadaan/pembelian.
Departemen accounting PT Indo Kordsa membuat pesanan yang berisikan tentang bahan bahan pembuatan ban dan benang serat Industri.
PT Indokordsa memesan barang kepada PT Benang , sebagai suplier yang memenangkan proses seleksi vendor dalam bidang penyedia bahan pembuatan ban dan benang.
PR kemudian diterima oleh departement purshasing. Dikarenakan PR tersebut bukan inventory, maka yang menangani PR tersebut ada bagian purchasing non material head.
Departemen Purchasing kemudian membuat RFQ (Requset for Quotation) atau , Meminta penawaran kepada tiga supplier. Quotation akan dikirimkan oleh masing masing supplier sebagai bentuk feedback. Supllier dengan pertimbangan harga termurah akan dipilih.
Tahap 2 : membuat RFQ (Request for Quotation) atau meminta Quotation / Penawaran
Setelah PR diterima oleh tim purchasing/procurement/pengadaan/pembelian, mereka lalu mencari vendor-vendor yang terkait dengan barang yang ingin dibeli, untuk kemudian masing-masing vendor akan dikirimkan form RFQ untuk diisi oleh vendor. RFQ ini sendiri tentunya berisikan daftar barang yang ingin dibeli (yang terkait dengan vendor tersebut), kemudian form isian untuk vendor menuliskan harga barang, dikenakan PPN/tidak, dsb. Ada beberapa perusahaan yang tidak memakai RFQ dan biasanya menelfon vendor langsung untuk menyebutkan barang yang ingin mereka beli dan meminta vendor (melalui telfon atau meminta vendor datang atau datang ke tempat vendor) untuk mengirimkan quotation mereka masing-masing.
Ini sangat-sangat tergantung berbagai macam hal, ada perusahaan yang hanya melihat penawaran/ quotation terendah, ada yang mengundang vendor-vendor untuk datang dan masing-masing akan dinego secara langsung, dsb. untuk kemudian akan dipilih salah satu vendor yang dianggap layak digunakan jasanya.
Tahap 4 : membuat PO (Purchase Order) / WO (Work Order) / SPK (Surat Perintah Kerja)
Ssetelah memilih vendor, perusahaan akan menerbitkan PO/WO/SPK dan akan dikirimkan kepada vendor pemenang sebagai tanda bukti bahwa perusahaan menyetujui untuk membeli barang di vendor terpilih dengan nilai yang tertera pada quotation, dan juga termin pembayaran perusahaan.
Setelah barang / pekerjaan diselesaikan atau diterima oleh perusahaan, vendor akan menyerahkan Invoice/faktur, atau ada beberapa yang hanya membutuhkan kwitansi dimana biasanya semuanya disertai materai Rp10.000
Pembayaran dilakukan sesuai termin yang disepakati (biasanya tertera di PO), entah itu dengan cicilan, bayar lunas, bayar 2 minggu setelah barang diterima, sebulan setelah barang diterima, dsb tergantung kesepakatan Perusahaan.
Komentar
Posting Komentar